Poradnik
Portal do dokumentów czy arkusz kalkulacyjny
Większość firm zaczyna od e-maila i Excela. To działa przy kilku podwykonawcach. Przy kilkudziesięciu przestaje, i to zawsze w najgorszym momencie: przy audycie albo odbiorze.
Jak wygląda praca w arkuszu
Wysyłasz wiadomość, czekasz, dopisujesz wiersz. Ktoś wysyła dokument na inną skrzynkę albo w odpowiedzi na stary wątek i wiersz się nie zgadza. Data ważności polisy siedzi w komórce, którą trzeba pamiętać sprawdzać. Przy zmianie osoby prowadzącej cała wiedza zostaje w jej skrzynce pocztowej.
Jak wygląda praca przez portal
Wysyłasz link. Podwykonawca otwiera go na telefonie, robi zdjęcie dokumentu i wysyła, bez zakładania konta. Plik ląduje przy właściwej pozycji, a status zmienia się sam. Data ważności jest pilnowana przez system, który ostrzega 30 dni przed terminem.
Gdzie arkusz przegrywa
Ponaglenia. W arkuszu przypomnienie to kolejny e-mail, który trzeba napisać ręcznie. W portalu idzie samo. Druga rzecz to bezpieczeństwo: załączniki w skrzynkach pocztowych nie mają kontroli dostępu, a pliki w portalu trzymają się jednej organizacji i jednej listy uprawnień. Dane i kopie zapasowe zostają w Unii Europejskiej.
Kiedy arkusz wystarczy
Przy kilku stałych podwykonawcach i dokumentach bez dat ważności arkusz jest w porządku. Problem zaczyna się, gdy liczba pozycji rośnie, dokumenty wygasają, albo więcej niż jedna osoba prowadzi zbieranie. Wtedy koszt ręcznej pracy przekracza koszt narzędzia.
Co zyskujesz przy przejściu
Jedną listę braków zamiast przeszukiwania wątków. Kolejkę przeglądu, w której akceptujesz albo odrzucasz z powodem, a nadawca widzi decyzję od razu. Eksport kompletu plików ze statusami, kiedy przychodzi audyt.